1. Sau khi nghiên cứu sinh đã hoàn thành luận án và chương trình học tập quy định tại điều 14 Quy chế 18/2000, đã công bố nội dung chủ yếu của luận án trong ít nhất hai bài báo trên tạp chí khoa học, nghiên cứu sinh phải trình bày toàn bộ nội dung nghiên cứu trước toàn thể bộ môn. Thành phần cuộc họp bao gồm toàn thể cán bộ Bộ môn và khách mời có liên quan đến nội dung đề tài. Cuộc họp có ghi biên bản.
2. Nghiên cứu sinh nhận tại Viện đào tạo Sau đại học bản Hướng dẫn tổ chức đánh giá luận án Tiến sĩ.
3. Nghiên cứu sinh nộp cho Viện đào tạo SĐH:
- Đơn xin bảo vệ cấp cơ sở
- Lí lịch khoa học mới bổ sung có xác nhận của cơ quan cử đi học
- Biên bản xemina của Bộ môn có kết luận về việc đồng ý cho NCS bảo vệ tiếp.
- 07 bản luận án sau khi đã sửa chữa theo ý kiến của xemina có xác nhận của người hướng dẫn
- 07 bản Tuyển tập các công trình đã công bố (như điểm 12)
- Đề nghị của Bộ môn về danh sách thành lập Hội đồng chấm luận án cấp cơ sở.
4. Hội đồng chấm luận án cấp cơ sở gồm 7 thành viên, gồm Chủ tịch, Thư kí, hai người giới thiệu luận án và 3 ủy viên. Trong đó bắt buộc phải có một phản biện và Thư kí là cán bộ đương chức của Đại học Bách khoa Hà nội. Người hướng dẫn là ủy viên đương nhiên.
5 . Hiệu trưởng quyết định thành lập Hội đồng chấm luận án cho NCS.
6. Viện đào tạo SĐH gửi giấy mời đọc và giới thiệu luận án + luận án tới người giới thiệu luận án và Bản luận án cho các ủy viên Hội đồng (phụ lục 5).
7. Sau khi nhận đủ 02 bản giới thiệu luận án, Viện đào tạo thông báo cho Chủ tịch Hội đồng. Chủ tịch Hội đồng chấm luận án tham khảo các ủy viên Hội đồng và quyết định thời gian họp Hội đồng, gửi văn bản đề nghị này cho Viện đào tạo Sau đại học. Nghiêm cấm NCS tham gia vào quá trình tổ chức Hội đồng.
8. Viện đào tạo SĐH gửi giấy mời họp Hội đồng cho các ủy viên Hội đồng và khách tham dự. Đại diện cơ quan cử người đi học là khách mời đương nhiên (Phụ lục 6)
9. Thư kí Hội đồng nhận tại Viện đào tạo Sau đại học hồ sơ bảo vệ bao gồm:
- Mẫu biên bản cuộc họp và biên bản ghi câu hỏi và trả lời (phụ lục 4)
- Phiếu đánh giá luận án (phụ lục)
- Mẫu kết luận của Hội đồng (phụ lục)
- Hai bản giới thiệu luận án.
10. Trên cơ sở nội dung hai bản giới thiệu luận án, nội dung của luận án và những gợi ý theo mẫu, Thư kí Hội đồng chuẩn bị sẵn nội dung bản dự thảo Kết luận của Hội đồng để Hội đồng sẽ thảo luận kỹ khi hội ý sau cuộc họp.Nội dung kết luận bao gồm:
- Tên đề tài có phù hợp với nội dung và mã số chuyên ngành, có trùng lặp với các đề tài đã bảo vệ hay không?
- Ý nghĩa khoa học và thực tiến của đề tài là gì, nêu cụ thể
- Những kết quả mứoi đã đạt được của luận án
- Những thiếu sót, những vấn đề cần bổ sung và sửa chữa
- Mức độ dáp ứng nội dung luận án Tiến sĩ
- Kết luận: đề nghị cho bảo vệ cấp nhà nước hay chưa?
11. Sau bảo vệ, Thư kí Hội đồng nộp lại cho Viện đào tạo SĐH:
- 02 Biên bản cuộc họp và biên bản ghi câu hỏi và trả lời
- Phiếu đánh giá luận án đã có chữ kí của các thành viên Hội đồng
- Hai bản giới thiệu luận án
- 02 bản Danh sách giới thiệu Hội đồng chấm luận án cấp nhà nước 15 người: Chủ tịch, Thư kí; 3 phản biện là người ngoài cơ sở đào tạo; còn lại là các ủy viên; (phụ lục 21)
- 02 Danh sách gửi tóm tắt luận án gồm ít nhất là 50 địa chỉ, trong đó chỉ nên có khoảng 5 -10 cơ quan, còn lại là các cá nhân các nhà khoa học cùng lĩnh vực nghiên cứu.
- 02 Bản nhận xét của người hướng dẫn
12. Sau khi bảo vệ, nghiên cứu sinh nộp cho Viện đào tạo:
- 02 Đơn xin bảo vệ luận án của NCS theo mẫu (hướng dẫn)
- 02 bản luận án đóng bìa mềm và 02 bản tóm tắt luận án dùng cho phản biện độc lập: qui cách và nội dung của luận án và Tóm tắt luận án như đã ghi trong điều 4.1; 4.2 và 4.3 của Hướng dẫn tổ chức đánh giá luận án Tiến sĩ 8217/SĐH của Bộ giáo dục và đào tạo, trong đó đã loại bỏ tất cả các thông tin liên quan đến nghiên cứu sinh, tập thể hướng dẫn và cơ sở đào tạo.
- 01 bản tóm tắt luận án có đầy đủ các thông tin
- 02 Bản xác nhận đã sửa chữa và bổ sung nội dung luận án, có chữ kí của NCS, người hướng dẫn và Chủ tịch Hội đồng chấm luận án cấp cơ sở.
- 02 Bản trích yếu luận án: (Hướng dẫn)
- 02 Bản các thông tin đưa lên mạng (font UICODE) có kèm theo đĩa mềm .