1.Sau khi nhận được Quyết định của Bộ trưởng về việc thành lập Hội đồng chấm luận án cấp nhà nước, nghiên cứu sinh nộp cho Viện đào tạo Sau đại học:
- 60 bản tóm tắt luận án.
- 08 bản luận án đã sửa chữa theo ý kiến của phản biện độc lập
- ít nhất 50 bì thư (do Trung tâm phát) có ghi đầy đủ họ tên và địa chỉ của các cá nhân và tập thể gửi tóm tắt luận án theo danh sách đã được Hiệu trưởng phê duyệt.
2. Viện đào tạo SĐH gửi giấy mời đọc và nhận xét luận án cho các phản biện và các ủy viên Hội đồng; gửi tóm tắt luận án cho các cá nhân và tập thể theo địa chỉ trên (phụ lục11, phụ lục 12 và phụ lục 13).
3. Khi đã nhận đủ 3 nhận xét của phản biện và ít nhất 10 nhận xét tóm tắt luận án, Viện đào tạo Sau đại học thông báo cho Chủ tịch Hội đồng.
4. Chủ tịch Hội đồng chấm luận án tham khảo các ủy viên Hội đồng và quyết định thời gian họp Hội đồng, gửi văn bản đề nghị này cho Trung tâm Sau đại học. Ngày bảo vệ sớm nhất là 1 tháng sau khi kí quyết định và ít nhất 10 ngày sau khi thông tin bảo vệ được đăng trên báo hàng ngày. Nghiêm cấm NCS tham gia vào quá trình tổ chức Hội đồng.
5. Viện đào tạo Sau đại học cho đăng thông tin bảo vệ: thời gian và địa điểm trên:
- Báo hàng ngày của Trung ương hoặc địa phương và
- Trên lịch sinh hoạt hàng tuần;
- Trang WEB: http//:sdh.hut.edu.vn (phụ lục 8)
6. Nghiên cứu sinh nộp cho Viện đào tạo Sau đại học 02 tờ báo có đăng tin bảo vệ.
7. Viện đào tạo SĐH gửi giấy mời họp Hội đồng cho các ủy viên Hội đồng và khách tham dự (phụ lục 20). Đại diện cơ quan cử người đi học là khách mời đương nhiên.
8. Thư kí Hội đồng nhận từ Viện đào tạo Sau đại học các văn bản sau đây:
- Hồ sơ liên quan đến điều kiện bảo vệ cấp nhà nước: bằng Đại học, bằng thạc sĩ, bảng điểm, chứng chỉ các chuyên đề Tiến sĩ, lý lịch khoa học;
- Mẫu biên bản cuộc họp và biên bản ghi câu hỏi và trả lời (phụ lục 15)
- Phiếu đánh giá luận án
- Biên bản kiểm phiếu (phụ lục 17)
- Mẫu quyết nghị của Hội đồng (phụ lục 18)
- Các nhận xét luận án của tất cả các thành viên Hội đồng và các nhận xét tóm tắt luận án của cá nhân và tập thể gửi về trường ĐHBKHN.
9. Trên cơ sở nội dung các bản nhận xét luận án, tóm tắt luận án và nội dung của luận án, Thư kí Hội đồng chuẩn bị sẵn nội dung:
- Bản dự thảo Quyết nghị của Hội đồng để Hội đồng sẽ thảo luận kỹ khi hội ý sau cuộc họp (phụ lục 18)
- Bản tổng hợp các ý kiến nhận xét luận án và tóm tắt luận án để trình Hội đồng trong buổi bảo vệ(phụ lục 19)
10. Trình tự buổi bảo vệ luận án.
· Đại diện cơ sở đào tạo tuyên bố lý do, đọc quyết định của Bộ GD ĐT và đề nghị Chủ tịch Hội đồng điều khiển cuộc họp
· Chủ tịch HĐ công bố danh sách thành viên Hội đồng có mặt, các điều kiện chuẩn bị cho buổi bảo vệ và công bố chương trình làm việc
· Thư ký HĐ đọc lý lịch khoa học của NCS và các điều kiện cần thiết để NCS bảo vệ luận án: Văn bằng tốt nghiệp, chuyên đề tiến sĩ…
· Thành viên HĐ và những người tham dự nêu câu hỏi và ý kiến thắc mắc (nếu có) về lý lịch và quá trình đào tạo của NCS
· Nghiên cứu sinh trình bày nội dung luận án trong thời gian không quá 30 phút. Không được đọc bản tóm tắt luận án hoặc văn bản chuẩn bị trước
· Các phản biện đọc nhận xét
· Thư ký HĐ đọc bản tổng hợp các ý kiến nhận xét khác
· Thành viên HĐ và những người tham dự đặt câu hỏi để kiểm tra kiến thức và trình độ khoa học của NCS
· Tác giả luận án trả lời các câu hỏi đã nêu ra
· Đại diện tập thể hướng dẫn phát biểu bằng văn bản về tinh thần, thái độ, kết quả học tập của NCS và đề nghị cho NCS bảo vệ luận án
· Hội đồng họp riêng để bầu ban kiểm phiếu, bỏ phiếu kín và thảo luận thông qua Quyết nghị của Hội đồng
· Trưởng Ban kiểm phiều công bố kết quả đánh giá luận án
· Chủ tịch Hội đồng công bố Quyết nghị của Hội đồng
· Trường ĐHBKHN chúc mừng NCS
· Các đại biểu và NCS phát biểu ý kiến
· Chủ tịch Hội đồng tuyên bố kết thúc buổi bảo vệ.
· Tặng hoa chúc mừng NCS.
11. Trong 1 tuần sau bảo vệ , Thư kí Hội đồng nộp lại cho Viện đào tạo SĐH:
- Hồ sơ đã nhận từ Viện đào tạo Sau đại học
- 02 Biên bản cuộc họp và biên bản ghi câu hỏi và trả lời
- 02 Bản tổng hợp các ý kiến nhận xét tóm tắt
- 01 Biên bản kiểm phiếu và các phiếu đánh giá
- 01 Danh sách Hội đồng có chữ kí của các thành viên Hội đồng
- 02 Bản nhận xét của người hướng dẫn nghiên cứu sinh
- 02 Bản Quyết nghị của Hội đồng
12. Trong thời gian 2 tuần sau khi bảo vệ, nghiên cứu sinh nộp cho thư viên Quốc gia và Thư viện Đại học Bách khoa Hà nội hai bộ gồm:
- 1 Bản luận án đóng bìa cứng. Các tài liệu sau đây phải đóng bổ sung vào phần cuối của luận án: Danh sách Hội đồng cấp nhà nước, 03 bản nhận xét của phản biện và Quyết nghị của Hội đồng chấm luận án cấp nhà nước.
- 1 bản tóm tắt luận án.
- 1 đĩa CD ghi toàn văn nội dung luận án
13. Nộp cho Viện đào tạo Sau đại học Giấy biên nhận của hai Thư viện trên về luận án và tóm tắt luận án.